Пример заполнения авансового отчета

Авансовый отчет является первичным документом бухгалтерского делопроизводства. Его главное назначение –  подтверждение расхода сумм, выданных подотчетному лицу.

Бланк документа имеет двухстороннюю унифицированную форму № АО-1. В авансовом отчете образец заполнения является единым для юридических лиц всех форм собственности. Исключение составляют лишь бюджетные организации, для которых с начала 2002 года предусмотрены специальные бланки («0504049»). Бланк авансового отчета 2014 года выглядит так же, как и 12 лет назад.

Заполняется документ подотчетным лицом и сотрудником бухгалтерии.

Авансовый отчет может быть заполнен

1. Подотчетным лицом

На первой странице бланка подотчетное лицо в отведенных строках пишет наименование организации, дату составления документа, свою фамилию и инициалы, а также должность, табельный номер и назначения аванса (представительские или хозяйственные расходы).

На оборотной стороне бланка перечисляются документы, подтверждающие расходы, произведенные сотрудником с указанием сумм затрат по ним.

Предоставленные документы нумеруются согласно порядку перечисления их в отчете и прикладываются к бланку.

Заполнение граф 1-6 подотчетным лицом:

Подотчетное лицо в графе 1 указывает порядковый номер оправдательного документа. В графах 2 и 3 записывает дату составления документа и его номер. В графе 4 указывает вид произведенного расхода (например: «товарный чек на канцтовары»). В графу 5 заносит сумму произведенного расхода, если он осуществлен в рублях, либо в графу 6, если оплата производилась в иностранной валюте.

Внизу графы 5 или 6 в строке «Итого» подводится общая сумма расходов.

2. Бухгалтером

После того, как работник заполнил необходимый бланк и приложил оправдательные документы, авансовый отчет сдается в бухгалтерию.

Бухгалтер ставит подпись в принятии документа на проверку, указывает его номер и дату, а также подводит итоговую сумму расхода и фиксирует число приложенных документов на первой странице бланка, под линией отреза.  Внизу расписки сотрудник бухгалтерии указывает дату представления отчета, после чего передает расписку подотчетному лицу.

Заполнение граф 7-9 бухгалтером:

Дальше бухгалтер проверяет правильность оформления документов и достоверность расходования средств. На оборотной стороне бланка бухгалтер заполняет графы 7-8.  В графу 9  вносит принятые к учету суммы расходов  с занесением номеров бухгалтерских счетов, выделенных на расходы.

Затем бухгалтер заполняет лицевую сторону формы авансового отчета, где указывает перерасход или остаток предыдущего аванса, сумму аванса, полученного из кассы организации, равно как и сумму израсходованных средств, остаток или перерасход авансовой суммы, бухгалтерские записи операций учета совершенных расходов.

Таблица «Бухгалтерская запись» заполняется на основании данных, указанных в графе 9 оборотной стороны бланка.

После заполнения авансового отчета, документ проверяется на правильность оформления и верность приведенных арифметические расчетов. Если все верно, то авансовый отчет направляется руководителю на утверждение.

Когда документ утвержден, бухгалтерия списывает подотчетные средства и окончательно рассчитывается с подотчетным лицом.