с 900 до 2000 Пн-Пт (Сб-Вс - выходной)
Москва, улица Алексея Дикого, 3
Номенклатура обеспечивает систематизацию списка документов, создаваемых на предприятиях и в организациях. В нем регистрируют все виды документов от приказа до распоряжения и актов. Как внутренние, так и входящие из другой организации. С помощью него можно обеспечить сохранность всех документов. Регистрация всех документов позволит обеспечить быстрый поиск для решения всевозможных управленческих проблем. Все это возможно при правильном ведении номенклатуры в документообороте. Вывод, номенклатура дел позволит организовать правильную систему архива документов.
Номенклатура считается учетным документом. Так как в этом журнале каждому записанному документу присваивается учетный номер. В государственных организациях номенклатура является обязательным документом, так как по истечению срока документы сдаются в государственный архив. Для частных предприятий ведение регистрацию дел является инструментом при работе с документальным фондом. Так как в нем фиксируются все документы организации построенной с нуля.
Виды номенклатуры:
Типовая форма является нормативным документом для ведения делопроизводства в однотипных организациях, схожих по структуре и по характеру деятельности. Где документ устанавливает единую индексацию.
Номенклатура создает примерную структуру дел для организаций разных по структуре, но одинаковых по роду деятельности. Такой документ носит рекомендательный характер и создается для ведения конкретного производства дел.
В такую номенклатуру заносят название документа, учитывая его специфику. А сроки хранения этих документов заносятся в отдельный документ.
Индивидуальную номенклатуру составляют сотрудники делопроизводства с привлечением всех структурных подразделений.
Рассмотрим образец номенклатуры для структурной организации:
Номенклатуру дел составляют исходя из документов организации: положение об организации, положение о подразделениях организации, перечня имеющихся документов, типовых номенклатур.
Номенклатура состоит из структурных разделов. Первым разделом обычно должна быть служба управления документами, связано это с тем, что там хранятся все документы организации.
В номенклатуре указывают название всех дел для того чтобы сгруппировать все документы, создаваемые внутри организации и входящие с других предприятий.
Образец документа. Также в номенклатуру включают пришедшие электронные документы.
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ____________№________ Наименование должности
Место составления руководителя организации на______________год Подпись Расшифровка подписи Дата
Наименование должности Руководителя службы Подпись Расшифровка подписи Дата Виза руководителя архива СОГЛАСОВАНО: Протокол архивного учреждения от______________№_________ |
Регистрируемое название должно состоять из вида переписки (дела, протокола или приказа), название организации, отправившее корреспонденцию. Краткое содержание документа. Дату отправки, и отметку, что есть копии документа.
Пример: «Распоряжение о награждении. Копии».
Заголовки не должны иметь такие названия, как например: «Различные материалы», «Все переписки».
Пример: «Месячный отчет о продаже товаров».
Пример: «Документ о проведении совещания» (планы, доклады).
Этот термин еще употребляют при документах, прилагающих в качестве приложений, инструкций.
Пример: «Документы к протоколу совещания».
Пример: « Переписка с компанией ОАО «Мечел» о поставке кованой продукции».
Пример: «Переписка с Дальневосточной компанией ОАО «Мечел» ».
Скачать бланки номенклатуры можно на сайте.
Если количество страниц превышает, то заводят новое дело с таким же названием и регистрационным номером.
Номенклатуру заполняют полностью кроме столбца «количество дел», его заполняют в конце года.
Разработка номенклатуры производится установленными правилами делопроизводства:
Надеемся, что подобный экскурс в мир делопроизводства окажет вам помощь в приобретении опыта в этой сфере.
Бесплатная консультация
Оставьте свои контакты и мы Вам перезвоним
ₓ