Как правильно заполнить журнал учета счетов-фактур

Регистрация в журнале выставленных и полученных счетов-фактур – необходимое требование для всех компаний (пункт 3 статьи 169 Налогового Кодекса РФ). Однако единой формы такого журнала регистраций не было. Поэтому организации вели два журнала:

журнал учета полученных счетов-фактур;
журнал учета выставленных счетов-фактур.

Но уже 26 ноября 2011 года Правительство РФ приняло Постановление №1137, где были прописаны правила ведения документооборота и формы документов, необходимых для исчисления НДС. А именно: корректировочный счет-фактура, журнал регистрации счетов-фактур, книга покупок и продаж. Согласно Постановлению №1137, вместо двух журналов для регистрации входящих и исходящих счетов-фактур, необходимо вести один журнал, состоящий из двух разделов.

Основные требования к ведению журнала учета счетов-фактур

Хронологический порядок — основное правило ведения журнала регистрации счетов-фактур. Это значит, что все счета-фактуры, поступающие в организацию, либо выписанные контрагентам, должны быть записаны в соответствующую часть журнала учета в строго хронологическом порядке. При этом важно помнить, что регистрации подлежат и счета-фактуры, выставленные либо полученные в электронном виде, а также корректировочные счета-фактуры.

Законодательство РФ позволяет вести журнал учета счетов-фактур как на бумажном носителе, так и в электронном виде. В случае выбора первого варианта, журнал распечатывается за необходимый налоговый период, все страницы нумеруются и прошиваются, его скрепляют печатью организации и заверяют у руководителя. Во втором случае, журнал подписывается электронной подписью руководителя организации для единственной цели – проверки в налоговых органах для плановой проверки.

Согласно требованиям Постановления №1137, журнал регистрации счетов-фактур подлежит хранению четыре года. Также не меньше четырех лет нужно хранить счета-фактуры и прочие документы, которые подтверждают вычет НДС (вплоть до бухгалтерских справок).

Как показывает практика, полученные счета-фактуры удобнее подшивать в том порядке, в котором они внесены в журнале учета. Подтверждением даты получения входящих счетов служат регистрация входящей корреспонденции и конверты с почтовыми отметками. Датой поступления электронного счета-фактуры будет считаться время поступления документа оператору, которое отобразится в специальном извещении электронного документооборота.

Исходящие счета-фактуры также хранятся в том порядке, в котором их выставляли покупателям, а нумерация подразумевает хронологический порядок. Выставляя электронную счет-фактуру, необходимо дождаться подтверждения от контрагента о получении документа и только потом приступить к его регистрации.

Журнал учета ведется один в целом по предприятию, даже если в компании имеются обособленные подразделения

Порядок составления журнала учета счетов-фактур

Образец журнала регистрации утвержден в Постановлении №1137. Данное постановление регламентирует порядок и требования к оформлению этого документа.

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур состоит из титульного листа и следующих частей:

Выставленные счета-фактуры.
Полученные счета-фактуры.

Титульный лист содержит следующую информацию:

Наименование компании.
ИНН и КПП компании.
Налоговый период.

Части 1 и 2 представляют собой таблицы. Каждая из которых содержит 19 граф, где фиксируется следующая информация:

Номер и дата выставленной либо полученной счет-фактуры;
Код способа выставления – имеется в виду в электронном варианте или на бумажном носителе выставлена счет-фактура;
Код вида операции – данные коды утверждаются на федеральном уровне и содержатся в соответствующем перечне;
Номер и дата счет-фактуры;
Номер и дата корректировочной счет-фактуры;
Номер и дата исправления;
Наименование покупателя (продавца);
ИНН/КПП организации-покупателя (продавца);
Наименование и код валюты;
Стоимость товаров (работ, услуг) всего с учетом налога;
Сумма НДС;
Разница стоимости товаров (работ, услуг) по корректировочной счет-фактуре;
Разница в НДС по корректировочной счет-фактуре.

В журнале регистрации нет итоговых сумм, так как он не дублирует книгу покупок и книгу продаж.

На первый взгляд, в ведении журнала регистрации нет особых сложностей. Однако необходимо помнить, что ввод ошибочного кода вида операции либо расхождение в датах отправки и получения счет-фактуры при встречной проверке, влечет за собой отказ в вычете НДС, а также наложение штрафа на организацию. Поэтому вести журнал учета выставленных и полученных счетов-фактур стоит предельно аккуратно, подтверждая все записи оправдательными документами.