Книга покупок

Законодательство обязывает покупателей, которые являются налогоплательщиками, фиксировать и вести учет выставленных счетов-фактур. Для регистрации и учета используется утвержденная форма книги покупок.

Книга покупок: кто и зачем ее ведет?

Выставленные предприятию или индивидуальному предпринимателю счета-фактуры за товары, материалы, услуги или работы необходимо фиксировать. Это необходимо для расчета суммы НДС, которые впоследствии (после закрытия отчетного периода) предприятие может потребовать к возмещению – к вычету. Именно с этой целью и используют книги покупок и продаж.

Итоговая сумма НДС за отчетный период может приниматься к вычету только при наличии подтверждающих записей о приобретении услуг или товара в книге покупок. Именно этот регистр является своеобразным подтверждением права предприятия требовать налог к возмещению от государства.

Ответственность за полноту и достоверность указанных записей несет либо директор предприятия, либо уполномоченное руководителем лицо. Чаще всего именно бухгалтер знает, что такое книга покупок и ознакомлен с правилами и требованиями ведения регистра. Документ может вестись на предприятии в бумажном варианте, а также в электронном виде. Образец книги покупок в электронном виде можно будет найти в сети.

Если выбрана для ведения электронная форма документа, он должен будет распечатываться. Делать это следует не позднее 20 числа, следующего за отчетным месяцем. После распечатывания документа листы нужно пронумеровать, а книгу сшить, после чего скрепить регистр печатью и подписью ответственного лица. Хранить документ следует не менее пяти лет, отсчет времени начинается со дня внесения последней записи.

Когда книга не заполняется?

Не все операции по покупке товаров, работу и услуг подлежат регистрации. Не следует регистрировать счета-фактуры, которые подтверждают факт:

• передачи товаров, материалов, работу или услуг на бесплатной основе;
• реализации и передачи товара от комитента комиссионеру;
• купли или продажи инвалюты, а также акций и иных ценных бумаг, если сделку совершает участник биржи – трейдер.

Информация, которая требует отображения в книге покупок

Порядок и форма для заполнения утверждена Постановлением №914. Бланк книги покупок 2014 года можно будет скачать в интернете, после чего вести документ в электронном варианте. Чтобы не допускать ошибок, рекомендуется обратиться в консультационный отдел налогового органа для получения разъяснений. Можно скачать в сети книгу покупок и образец заполнения документа.

В соответствующих графах книги должны быть указаны такие данные:

• КПП и ИНН покупателя, его сокращенное наименование;
• налоговый период, в котором производилась покупка товара, работы, услуги;
• в графах 8-11 будут указаны суммы покупок, а также начисленные по утвержденной ставке суммы налога (НДС).

После заполнения формы следует подбить итоговую сумму. Она рассчитывается отдельно для каждого налогового периода и служит основанием для заполнения Декларации по НДС – таковы правила заполнения книги покупок.

Внесение исправлений: дополнительные листки к книге покупок

Если в налоговом периоде после внесения соответствующих записей были произведены какие-либо изменения в сумме покупки, их нужно будет отобразить в дополнительном листе книги покупок. При этом первоначальная запись с зарегистрированным счетом-фактурой должна быть аннулирована. При внесении корректировки следует в верхней части листа указать дату составления листка, а состав документа практически ничем не отличается от разделов книги покупок. Форма дополнения к книге утверждена в Приложении №4 к Постановлению №914.

Заполненные соответствующим образом дополнительные листы считаются неотъемлемой частью книги покупок.