Авансовый отчет

Авансовый отчет — один из основных первичных учетных документов бухгалтерского делопроизводства, необходимый для учета движений подотчетных сумм, выдаваемых сотрудникам организации. Деньги сотрудникам можно выдавать на такие служебные цели, как:

• Покрытие расходов сотрудника в командировке.
• Административно-хозяйственные нужды (включая покупку материалов и топлива).

Форма авансового отчета утверждена законодательно и содержится в Альбоме унифицированных под названием форма № АО-1.

Документальное оформление выдачи подотчетных денежных средств

Только те сотрудники организации, которые имеют трудовой договор и трудовые книжки, имеют право получать деньги под отчет. На этих сотрудников составляется приказ, где указываются цели, на которые могут тратятся подотчетные суммы, размер и сроки, в течение которых подотчетное лицо должно использовать выданный аванс.

В случае направления сотрудника в служебную командировку, основанием для выдачи аванса является приказ о командировке или командировочное удостоверение. Законодательно предусмотрен срок, в течение которого авансовый отчет (№ АО-1) должен быть предоставлен в бухгалтерию после окончания командировки, указанного в приказе о подотчетных лицах. Этот срок равен трем рабочим дням.

Порядок заполнения авансового отчета

Авансовый отчет – это двусторонний бланк, который заполняется подотчетным лицом и сотрудником бухгалтерии, а утверждается руководителем организации. Авансовый отчет составляется в одном экземпляре с приложением всех необходимых документов.

На титульной стороне авансового отчета указывается наименование организации, структурное подразделение, должность сотрудника, которому были выданы подотчетные суммы, цель, на которую были потрачены деньги, а также дата авансового отчета. В табличной части необходимо указать сведения о ранее выданных подотчетных полученных и израсходованных средств и подвести итог о перерасход или остатке денежных сумм.

На обратной стороне бланка сотрудник указывает номер, дату и наименование первичных документов, подтверждающих суммы израсходованных средств. Такими документами являются авиа — или железнодорожные билеты, чеки, акты выполненных работ, накладные или квитанции. Эти документы должны быть пронумерованы и предоставлены вместе с авансовым отчетом.

Далее авансовый отчет заполняет бухгалтер. Он проверяет целесообразность расходования средств, полноту и корректность подтверждающих документов, а также заносит бланк авансового отчета счета, на которых будут отражены затраты и суммы, принятые к учету.

Заполненный авансовый отчет, проверенный бухгалтером, подлежит утверждению руководителем организации. Далее сотрудник либо возвращает оставшуюся от аванса сумму, либо получает деньги в кассе, если возник перерасход. Важно отметить, что выдача сотруднику суммы перерасхода запрещена, если задолженность по ранее выданным авансам не погашена.

В бланке авансового отчета предусмотрен отрывной корешок, который выдается подотчетному лицу. Это так называемая расписка, в которой бухгалтер подтверждает, что принял к отражению в учете авансовый отчет. Здесь он указывает номер, дату, сумму и количество страниц с приложенными подтверждающими документами.

Как следует из вышеуказанного, заполнить авансовый отчет не составит труда. Однако во избежание возможных ошибок можно скачать образец заполнения авансового отчета в любой информационно-правовой системе или интернете, а также обратиться в отдел бухгалтерии вашего предприятия