Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: какие обязанности и права у секретаря?

Деятельность секретаря является кропотливой и ответственной, требующей серьезных подготовительных работ и незаурядных индивидуальных особенностей: ум, собранность, хладнокровие и самоотверженность. Человек, который с способен справится с должностью секретаря — делопроизводителя, зачастую образцовый семьянин, а шефом уважается столь ценный помощник без всякой пошлости. Должностная инструкция, которая предназначена для секретаря делопроизводителя, составляется с особой скрупулезностью.

Что такое должностная инструкция?

Должностная инструкция является одним из основных документаций для сотрудника, где очень подробно описываются его обязательства, ответственность, подчинительная программа и взаимозаменяемость. Благодаря этой документации четко проводятся границы обязанностей секретаря — делопроизводителя, инженера и других сотрудников организации, а также обеспечиваются выгодные условия для рабочего процесса. Инструкция отделопроизводителя должна составляться в каждой компании.

Лица, которые разрабатывают и утверждают такую документацию, как Должностная инструкция, должны тщательно проверять соответствие всем пунктам и стандартизациям трудового законодательства. В той ситуации, если между начальником и работником будет проводиться разбирательство в суде, то при неправильно составленных документов, то суд примет решение в пользу работника.

Работодателем или его заместителем утверждается должностная инструкция. В случае филиальной сети документ утверждается директором филиала. Однако, здесь соблюдается важное условие: в доверенности директора должен быть указан соответствующий пункт. В идеальном варианте должностная инструкцияразрабатывается руководителем отделения, так как именно он обладает тонкостями деятельности своих работников. Такой тип отлично подойдет для крупной организации, где был создан отделение секретариата, и имеется назначенный руководитель этого отделения. Для более мелких организации, где есть только работает один секретарь, подчиняющийся напрямую директору организации, а инструкция составляется специалистов отделения кадров.

Данный тип документа для секретаря — делопроизводителя согласовывается и визируется такими системами организаций: отделение юристов, трудовое отделение, специалисты кадрового отделения и прочее.

Прописанные положения

После разработки и утверждения, ее вводят в работу при соответствующем приказе. К обязательным пунктам относятся:

• Дата, когда был введен документ.
• Должность сотрудника, который ответственен за выполнение документации.
• Отмена работы устаревшей инструкции.

В каждом случае, в перечень обязательств секретаря — делопроизводителя вписываются различные пункты, однако, лучше всего взять за основу уже разработанную стандартизацию от Министерства труда. Справедливости ради стоит отметить, что вся содержащаяся там информация носит рекомендательную характеристику.

Перед началом разработки должностной инструкции описывается должность секретаря -делопроизводителя. Тут следует дать четкое описание всех требований, которые предъявляются к работнику. К обязательным требованиям относятся:

• Общие положения. Здесь пишется полное должностное наименование и структурное подразделение, ставятся обязательства и цель, подчинительная программа, процедуры назначений и освобождений от должности, нормативная документация, стаж, навыки и знания.
• Должностные обязательства. Подробно описываются перечень деятельности, выполняющийся работником. Каждая компания ставит различные задачи. При этом они все подразделяются на категории. К примеру, требования к составлению и оформлению документации; организация рабочего процесса с документацией и прочее. Зачастую можно встретить такие обязательства секретаря — делопроизводителя в организации: введется документооборот компании; обрабатывается входящая и исходящая корреспонденция; перенаправляются телефонные звонки; контролируется своевременное исполнение документации в компании; ведется архив и прочее.
• Права. Описываются полномочия работника, которые используются в выполнении своих должностных обязательств при максимальной эффективности.
• Ответственность. В данном пункте прописывают меру индивидуальной ответственности сотрудника в случае невыполнения или ненадлежащего исполнения своих обязательств. Также предусматриваются критерии, согласно которым оценивается качественность и эффективность его деятельности.
• Взаимоотношения. Прописываются все информационные источники, предоставляемые работнику в процессе выполнения своих обязательств. Если в обязательства работника входит деятельность со сторонними фирмами, то это обязательно указывается в том же пункте.
• Приложение. Данный пункт не является обязательным, однако, если он будет присутствовать, то работнику будет легче максимально эффективно выполнить свои обязательства в рабочем процессе. Здесь может прописываться различный материал из справочника, в том числе, документационные, протокольные, письменные образцы, оттиск печатей и прочее.

Должностная инструкция при хорошей и грамотной разработке представляет собой документ на длительное время. Она может изменяться в случае необходимости, внесения значимой корректировки обязательствсекретаря — делопроизводителя, к примеру, наряду со структурным изменением в трудовом законодательстве, государственной стандартизации и прочих нормативных документов.

Стоит отметить, что все обязательства секретарей различных стадий схожи между собой, однако, делать конкретный детально описанный круг обязательств сложно, поэтому его деятельность регламентируется нормативным документом, который должен строго соблюдаться не только работником, но и самим работодателем.